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Anforderungen an ein Dienstzeugnis

Einem Arbeitnehmer ist bei Beendigung des Dienstverhältnisses auf sein Verlangen ein Dienstzeugnis auszustellen. Der Arbeitgeber hat auf Wunsch des Arbeitnehmers auch bei noch aufrechtem Dienstverhältnis ein sogenanntes Zwischen- oder Interimszeugnis auszustellen, wobei die Kosten dieses Zeugnisses der Arbeitnehmer zu tragen hat. Bei Arbeitskräfteüberlassung trifft die Pflicht zur Ausstellung des Dienstzeugnisses grundsätzlich den Überlasser. Zweck des Dienstzeugnisses ist es, dem Arbeitnehmer als Unterlage für eine neue Bewerbung zu dienen sowie einen Dritten, der die Einstellung des Zeugnisinhabers erwägt, zu unterrichten. Das Dienstzeugnis soll dabei dem Leser einen Einblick in den tatsächlichen Aufgabenkreis des ehemaligen Arbeitnehmers geben. Um diese Aufgaben erfüllen zu können, bestehen bestimmte inhaltliche und formale Mindestanforderungen an ein Dienstzeugnis:

Formale Anforderungen

Das Dienstzeugnis hat schriftlich zu ergehen. Ausbesserungen mit Korrekturlack sind verboten. Es ist etwa auch unzulässig, zwei Dienstzeugnisse auf einer Urkunde unterzubringen, wobei das erste sichtlich noch nachträglich ergänzt wurde. Nach der Rechtsprechung würde dies die Erlangung einer neuen Stelle für den Arbeitnehmer erschweren. Ebenfalls unzulässig ist die nachträgliche Ergänzung bzw. Verbesserung einer unzureichenden Formulierung auf der ursprünglichen Urkunde, denn dies deute auf Schwierigkeiten zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer hin.

Inhaltliche Anforderungen

Der Arbeitgeber ist grundsätzlich nur zur Ausstellung eines einfachen Dienstzeugnisses verpflichtet. Dieses hat Auskunft über die Art und Dauer der Dienstleistung zu geben, wobei der Dienstgeber die konkret ausgeübte Tätigkeit des Arbeitnehmers darzustellen hat. Das Zeugnis muss alle wesentlichen Tatsachen enthalten, die für die Gesamtbeurteilung des Arbeitnehmers von Bedeutung und für einen Dritten von Interesse sind. Einmalige Vorfälle oder Umstände, die für den Arbeitnehmer nicht charakteristisch sind, gehören nicht in das Zeugnis. Der Arbeitnehmer hat keinen Rechtsanspruch auf Ausstellung eines qualifizierten Dienstzeugnisses oder auf lobende Qualifizierungen. Ungenügend ist der Inhalt eines Zeugnisses, wenn er sich in einer vagen Berufsbezeichnung erschöpft, wie zum Beispiel Sekretärin oder Angestellter. Das Zeugnis hat vollständig, objektiv richtig und wahr zu sein. Ein “Gefälligkeitszeugnis” widerspricht der Wahrheitspflicht. Darüber hinaus dürfen weder Wortwahl noch Satzstellung noch Auslassungen dazu führen, dass bei Dritten der Wahrheit nicht entsprechende Vorstellungen entstehen. Da es dem Arbeitgeber verboten ist, dem Arbeitnehmer die Erlangung einer neuen Stelle zu erschweren (Erschwerungsverbot), darf das Dienstzeugnis keine negativen Aussagen, Wertungen und Formulierungen enthalten. Aus diesem Grund sind Aussagen über Krankheiten bzw. Krankenstände, die Ausübung einer Betriebsratsfunktion oder Zugehörigkeit zu einer Gewerkschaft unzulässig. Ebenso unzulässig ist die Angabe über die Ursache der Lösung des Dienstverhältnisses. Dies gilt insbesondere bei einer Entlassung. Hier ist die Rechtsprechung allerdings nicht einheitlich, so hat etwa das Arbeits- und Sozialgericht Wien (ASG) entschieden, dass die Angabe der Beendigungsart kein nachteiliger Zusatz sei. Eine negative Formulierung wäre nach der Rechtsprechung zum Beispiel: “Er führte die ihm übertragenen Aufgaben mit großem Fleiß und Interesse durch”, denn diese Formulierung entspräche der Erklärung, der Arbeitnehmer habe sich bemüht, aber im Ergebnis nichts geleistet. Der Arbeitgeber ist für die Tatsachen beweispflichtig, die der Zeugniserteilung und der darin enthaltenen Bewertungen zu Grunde liegen. Manche Kollektivverträge (zB: Friseure, Kosmetiker) enthalten Sonderbestimmungen betreffend Dienstzeugnisse.

Auskunftspflichten

Über die Pflicht zur Erteilung des Dienstzeugnisses hinaus ist der Arbeitgeber gehalten, im Interesse des ausgeschiedenen Arbeitnehmers Auskünfte über diesen an solche Personen zu erteilen, mit denen der Arbeitnehmer in Verhandlungen über den Abschluss eines Arbeitsvertrages steht. Der Arbeitgeber kann auch gegen den Willen des ausgeschiedenen Arbeitnehmers Auskünfte über diesen an solche Personen erteilen, die ein berechtigtes Interesse an der Erlangung einer derartigen Auskunft haben. Die Auskünfte des Arbeitgebers müssen auch in diesem Fall richtig im Sinne einer wahrheitsgemäßen Zeugniserteilung sein.

Anspruchsdurchsetzung durch den Arbeitnehmer

Der Arbeitnehmer kann die Ausstellung des Dienstzeugnisses einklagen; weigert sich der Dienstgeber trotz klagstattgebenden Urteils, das Zeugnis in der vom Gericht aufgetragenen Form auszustellen, sind Geldstrafen und Haft zur Durchsetzung des Anspruches des Arbeitnehmers vorgesehen. Sollte dem Arbeitnehmer wegen Unterlassung der Ausstellung des Dienstzeugnisses eine neue Arbeitsstelle entgehen, kann er Schadenersatzansprüche wegen Verdienstentganges geltend machen.

Dafür, dass eine unrichtige Leistungsbeurteilung den davon betroffenen Arbeitnehmer geschädigt hat, ist der Arbeitnehmer darlegungs- und beweispflichtig.

Verjährung

Der Anspruch auf Ausstellung eines Dienstzeugnisses verjährt gemäß § 1478 ABGB erst nach 30 Jahren.

Urlaubsanspruch

Pro Arbeitsjahr hat der Arbeitnehmer bei weniger als 25 Dienstjahren (Vordienstzeiten, Schulzeiten, Studienzeiten etc. nach § 3 UrlG) Anspruch auf 30 Werktage, bei mehr als 25 Dienstjahren auf 36 Werktage.

Werktage / Arbeitstage

Grundsätzlich geht das Gesetz bei der Berechnung der Urlaubstage von Werktagen aus, das sind 6 Tage pro Woche. Laut Rechtsprechung ist aber auch die Berechnung in Arbeitstagen, das sind 5 Tage / Woche zulässig, wenn der Konsum vom Arbeitgeber bewilligt wird. Wird daher von Montag bis Freitag gearbeitet, ist es ratsam, den Urlaubsanspruch in Arbeitstagen zu vereinbaren. Damit ist klar gestellt, dass ein Feiertag, der auf einen regelmäßig arbeitsfreien Tag fällt (Samstag) für die Urlaubsberechnung bedeutungslos ist. Ein Feiertag spielt nur dann eine Rolle, wenn er auf einen Arbeitstag (Montag bis Freitag) fällt. Wird am Freitag nur halbtags gearbeitet, so gilt für die Urlaubsberechnung dieser Tag als ganzer Arbeitstag.

Halbtagsurlaub / Urlaub nach Stunden

Für die Gewährung besteht keine gesetzliche Verpflichtung. Selbst bei jahrelanger Übung entsteht kein gewohnheitsrechtlicher Anspruch darauf. Wird ohne spezielle Vereinbarung nur für einige Stunden Urlaub genommen, ist davon auszugehen, dass ein ganzer Urlaubstag verbraucht wurde.

Teilzeitbeschäftigung

Der Urlaubsanspruch ist auf die tatsächlichen Arbeitstage umzurechnen. Wird z.B. an 3 Tagen / Woche gearbeitet, beträgt der Urlaubsanspruch 15 Arbeitstage pro Arbeitsjahr (5 Wochen zu je 3 Arbeitstagen). Demnach werden bei einer Woche Urlaub 3 Urlaubstage konsumiert.

Schwankende Anzahl der Arbeitstage

Hier bietet sich die Berechnung der durchschnittlichen Anzahl der Arbeitstage / Woche an. Es kann aber auch von der Anzahl der ausfallenden Arbeitstage während des Urlaubs ausgegangen werden. Sinnvoll ist es in diesem Fall im Arbeitsvertrag einen sachgerechten Modus zu vereinbaren.

Erkrankung im Urlaub

• Unterbrechung
  Dauert die Erkrankung (Unfall) länger als 3 Tage und ist der Umstand nicht auf eine dem Erholungszweck widersprechende Erwerbstätigkeit zurückzuführen, wird der Urlaub unterbrochen, wenn unverzüglich eine diesbezügliche Mitteilung an den Dienstgeber erfolgt.
• Nachweispflicht
  Bei Wiederantritt des Dienstes ist ein ärztliches Zeugnis über Beginn, Dauer und Ursache der Arbeitsunfähigkeit ohne schuldhafte Verzögerung vorzulegen.
• Rechtsfolgen der Unterbrechung
  Sie führt nicht zu einer Verlängerung des Urlaubs. Der Dienst ist grundsätzlich nach Ablauf der getroffenen Vereinbarung anzutreten, es sei denn die Arbeitsunfähigkeit dauert über diesen Zeitpunkt hinaus an. In diesem Fall ist der Dienst mit Ende des Krankenstandes anzutreten.
• Erkrankung vor Urlaubsantritt
  Diese kann zum Rücktritt von der Urlaubsvereinbarung führen, oder bei wieder rechtzeitiger Genesung direkt in den Urlaub münden.
• Erkrankung im Ausland
  Diese unterliegt einer strengeren Nachweispflicht. Dem ärztlichen Zeugnis ist eine behördliche Bestätigung (z.B. ausländische Behörde, österreichischen Botschaft, Konsulat etc.) beizulegen, dass das Zeugnis von einem zugelassenen Arzt stammt, es sei denn es liegt die Bestätigung einer Krankenanstalt vor.
• Urlaubskrankenschein für Ausland
  Mt der E-card ist die europäische Krankenversicherungskarte automatisch verbunden (siehe Rückseite E-card).
• Kündigung im Krankenstand
  Häufige Krankenstände rechtfertigen eine Kündigung, da sie einen personenbezogenen Kündigungsgrund darstellen können, insbesondere wenn ein planmäßiger Einsatz des Arbeitnehmers durch das Ausmaß der Krankenstände unmöglich gemacht wird. Dabei ist zu beachten, dass nicht die Vergangenheit maßgebend ist, sondern eine Prognose für die Zukunft. Laut OGH 25.1.2005,10 Obs 200/04s kann eine Kündigung gerechtfertigt sein, wenn die Krankenstände mit hoher Wahrscheinlichkeit 7 Wochen oder mehr im Jahr betragen. Dieser Umstand ist gerichtlich aufgrund eines ärztlichen Gutachtens zu klären. Wird die Kündigung ausgesprochen, endet das Dienstverhältnis nach Ablauf der Kündigungsfrist unter Wahrung aller sonstigen damit verbundenen Rechte.

Lohnsteuerliche Behandlung

Grundsätzliches

Der Tod des Dienstnehmers beendet automatisch das Dienstverhältnis. Dies ergibt sich aus der Verpflichtung des Arbeitnehmers zur persönlichen Dienstleistung.

Die Erben des Dienstnehmers haben als Gläubiger Anspruch auf alle Forderungen, die der Verstorbene zur Zeit des Todes gegen seinen Dienstgeber hätte geltend machen können.

Da die Erben dem Dienstgeber nicht bekannt sind, ist empfehlenswert, mit der Auszahlung aller Ansprüche zuzuwarten und dem Verlassenschaftsgericht mitzuteilen, was an Nettobezügen angefallen ist.

Die Überweisung auf das Gehaltskonto des Verstorbenen kann vorgenommen werden, wenn dieses mit dem Tod des Dienstnehmers gesperrt wird. Einkünfte aus einer ehemaligen nichtselbständigen Tätigkeit gelten als Einkünfte des Verstorbenen, auch wenn diese dem Rechtsnachfolger zufließen.

Wie sind laufende Bezüge und Sonderzahlungen bis zum Todestag sowie Urlaubsersatzleistungen zu versteuern?

Da nach dem Tod eines Arbeitnehmers an dessen Rechtsnachfolger kein laufender Arbeitslohn bezahlt wird, hat die Besteuerung von Bezügen (Gehalt, Überstunden, Sonderzahlungen, etc.) aufgrund der vom Arbeitgeber beim verstorbenen Arbeitnehmer zu beachtenden Besteuerungsmerkmale zu erfolgen.

Wie sind so genannte Sterbebezüge zu versteuern?

Einige Kollektivverträge sehen die Auszahlung sogenannter „Sterbebezüge“ vor. Dabei handelt es sich um die Fortzahlung der Bezüge (ev. auch der Sonderzahlungen) für den Rest des Sterbemonats (für die Zeit ab dem Tag nach dem Todestag bis zum Ende des Monats). Unter Umständen erfolgt die Fortzahlung auch für die nächsten ein bis zwei Monate. Diese Bezüge sind gemeinsam mit dem letzten Monatsbezug nach dem Monatstarif zu versteuern.

Wie ist die Abfertigung zu versteuern?

Die Abfertigung (= Todfallsabfertigung in Höhe von 50 % der gesetzlichen Abfertigung) gebührt nur den gesetzlichen Erben, zu deren Erhaltung der verstorbene Dienstnehmer gesetzlich verpflichtet war. Anspruch auf Todfallsabfertigung haben „die im Zeitpunkt des Todes des Dienstnehmers noch unterhaltsberechtigt gewesenen gesetzlichen Erben“. Im Normalfall ist das die Witwe (der Witwer) oder noch nicht selbsterhaltungsfähige Kinder.

Gelangt eine solche gesetzliche Abfertigung zur Auszahlung, ist sie entweder mit dem festen Steuersatz von 6% oder nach der Vervielfachermethode (Quotientenmethode) zu versteuern.

Wie sind die Sterbegelder, Todfallsbeiträge und dergleichen zu versteuern?

Sterbegelder, Sterbequartale bzw. Todfallsbeiträge sind mit 6% zu versteuern, wenn zum Zeitpunkt des Todes des Arbeitnehmers das Dienstverhältnis noch aufrecht war bzw. wenn der Arbeitnehmer innerhalb von 12 Monaten nach Beendigung des Dienstverhältnisses stirbt und derartige Bezugsbestandteile durch den Arbeitgeber zur Auszahlung gelangen.

Wie sind Zahlungen an Rechtsnachfolger aufgrund von Sonderverträgen zu versteuern?

Werden nach dem Ableben des Arbeitnehmers aufgrund von Vereinbarungen an Hinterbliebene Bezüge ausbezahlt, sind diese als Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit nach den steuerlichen Merkmalen des Empfängers der Zahlung zu versteuern.

Wie ist der Sachbezug Dienstwohnung steuerlich zu behandeln?

Darf ein/e Witwe/r vereinbarungsgemäß die Dienstwohnung nach Beendigung des Dienstverhältnisses durch den Tod des Ehepartners unentgeltlich weiterverwenden, ist ein Sachbezug als Vorteil aus einem früheren Dienstverhältnis zu versteuern. Für die Erfassung im Wege der Veranlagung ist ein Lohnzettel zu übermitteln.

Lohnsteuerliche Behandlung von Sachbezügen

Grundsätzliches

Sachbezüge sind Vorteile aus einem Dienstverhältnis, die nicht in Geld bestehen. Sachbezüge sind als Teile des Arbeitsentgeltes über das Lohnkonto abzurechnen und zu diesem Zweck entweder

• mit dem amtlichen Sachbezugswert (vom Bundesministerium für Finanzen bundeseinheitlich festgelegt) oder (wenn dieser nicht festgesetzt wurde)
• mit dem ortsüblichen Mittelpreis des Verbraucherortes zu bewerten.

Diese Sachbezugsbewertung gilt sowohl für die Lohnsteuerermittlung als auch für die Sozialversicherungsbeitragsermittlung.

Einzelne Sachbezugsarten:

• Privatnutzung des arbeitgebereigenen KFZ
• Dienstwohnung
• KFZ- Abstell- oder Garagenplatz
• Mobiltelefon
• Netzkarten
• Personalrabatte
• PC-Überlassung
• Zinsersparnisse bei Arbeitgeberdarlehen und Gehaltsvorschuss
• Deputate in der Land- und Forstwirtschaft
• Freie Station
• Mitarbeiterbeteiligungen
• Optionen

Im Folgenden werden die für die Praxis wichtigsten Sachbezugsarten eingehender dargestellt.

Privatnutzung des firmeneigenen Kraftfahrzeuges

Besteht für den Arbeitnehmer die Möglichkeit, ein firmeneigenes Kraftfahrzeug für Privatfahrten (das sind auch Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte) kostenlos zu benutzen, dann sind als monatlicher Sachbezug 1,5% der tatsächlichen Anschaffungskosten des Kfz (einschließlich Umsatzsteuer und Normverbrauchsabgabe), max. € 600,–, anzusetzen.

Hinweis:

Die Anschaffungskosten umfassen auch die Kosten für Sonderausstattungen. Die Kosten eines Autotelefons einschließlich Freisprechanlage sind jedoch nicht einzubeziehen.

Bei Gebrauchtwagen ist auf den seinerzeitigen Listenpreis oder bei Nachweis auf den seinerzeitigen Anschaffungswert abzustellen.

Bei geleasten Fahrzeugen wird der Sachbezugswert von den Anschaffungskosten berechnet, die der Berechnung der Leasingrate zu Grunde gelegt werden.

Achtung:

Wird das firmeneigene Kfz nachweislich (i.d.R. durch Führen eines Fahrtenbuches) im Jahresdurchschnitt nicht mehr als 500 km monatlich für Privatfahrten benützt, ist der monatliche Sachbezug mit dem halben Betrag anzusetzen (0,75% bzw. max. € 300,–).

Ergibt sich bei einem Ansatz von € 0,50 pro privat gefahrenem Kilometer (€ 0,72 mit Chauffeur) laut Fahrtenbuch ein erheblich (um mehr als die Hälfte) geringerer Sachbezugswert als der halbe Sachbezugswert, ist der geringere Wert anzusetzen.
Kostenbeiträge (nicht aber die Übernahme von Treibstoffkosten) des Arbeitnehmers mindern den Sachbezugswert. Dies gilt sowohl für laufende als auch für einmalige Kostenbeiträge.

Dienstwohnung

Bei der Bewertung von Wohnraum, den der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern kostenlos oder verbilligt zur Verfügung stellt, sind folgende Quadratmeterpreise anzusetzen (unbeachtlich, ob der Wohnraum möbliert oder unmöbliert ist):

Baujahr	Dienstwohnungen für Hausbesorger und Portiere	Andere Dienstwohnungen	Wohungen in Eingenheimen, Einfamilien-häusern u. dgl.
Bis 1949	€ 0,94	€ 1,16	€ 1,45
1950 bis	€ 1,23	€ 1,45	€ 1,81
1960
1961 bis	€ 1,45	€ 1,81	€ 2,18
1970
1971 bis	€ 1,67	€ 2,18	€ 2,61
1980
1981 bis	€ 1,96	€ 2,61	€ 3,05
1992
Ab 1993	€ 2,10	€ 2,76	€ 3,27

Bei angemieteten Wohnungen sind die Quadratmeterpreise der um 25% gekürzten tatsächlichen Miete (samt Betriebskosten) gegenüberzustellen; der höhere Wert bildet den zu berücksichtigenden Sachbezugswert.

Die Quadratmeterpreise beinhalten auch die üblichen Betriebskosten, aber nicht Gas-, Strom-, Telefonkosten, die mit den tatsächlichen Kosten anzusetzen sind.

Wird die Dienstwohnung ausschließlich im Interesse des Arbeitgebers benützt und behält der Dienstnehmer seine bisherige Wohnung, ist kein Sachbezug anzusetzen.

Kfz-Abstellplatz oder Kfz-Garagenplatz
Besteht für den Arbeitnehmer die Möglichkeit, das von ihm für Fahrten Wohnung-Arbeitsstätte genutzte Fahrzeug während der Arbeitszeit in Bereichen, die einer Parkraumbewirtschaftung unterliegen, auf einem Abstell- oder Garagenplatz des Arbeitgebers zu parken, ist ein Sachbezug von € 14,53 monatlich anzusetzen.

Hinweis:
Der Sachbezug ist auch anzusetzen, wenn der Arbeitnehmer nur gelegentlich parkt oder sich mehrere Arbeitnehmer einen Parkplatz teilen.

Mobiltelefon

Analog zur Verwaltungspraxis bei fallweiser Privatnutzung eines Tischtelefons durch den Arbeitnehmer ist die Zurechnung eines pauschalen Sachbezugswertes allein aufgrund der Zurverfügungstellung eines arbeitgebereigenen Mobiltelefons nicht gerechtfertigt. Bei einer im Einzelfall festgestellten umfangreichen Privatnutzung sind die anteiligen Kosten als Sachbezug anzusetzen.

Netzkarten

Die Übergabe einer Jahresnetzkarte, die auch für Privatfahrten verwendet werden kann, stellt einen Sachbezug dar. Kosten für allfällige berufliche Fahrten können vom Arbeitnehmer als Werbungskosten geltend gemacht werden.

Verbietet der Arbeitgeber die private Verwendung der Jahresnetzkarte, dann liegt nur dann kein Sachbezugswert vor, wenn das Verbot entsprechend kontrolliert wird. Eine derartige Kontrolle ist gegeben, wenn die Jahresnetzkarte nur für dienstliche Fahrten ausgefolgt und anschließend nachweislich wieder hinterlegt wird

Personalrabatte

Bei der Gewährung von Mitarbeiterrabatten ist dann kein Sachbezug anzusetzen, wenn die Möglichkeit besteht, anderweitig dieselben Waren oder Dienstleistungen zumindest zum gleichen Preis zu erwerben. Der Bezug von Kleinstmengen (z.B. Lebensmittel für den täglichen Bedarf) kann vernachlässigt werden.

Zur Beurteilung, ob steuerpflichtige Rabatte vorliegen, sind nicht die Vergleichspreise von Groß- und Dauerkunden heranzuziehen, sondern jene im Einzelhandel.

PC-Überlassung

Nützt ein Arbeitnehmer einen arbeitgebereigenen PC regelmäßig für berufliche Zwecke, ist für eine allfällige Privatnutzung kein Sachbezugswert anzusetzen.

Überträgt der Arbeitgeber den PC kostenlos dem Arbeitnehmer ins Privateigentum, dann ist der Wert des Gerätes als Sachbezug zu versteuern.

Zinsersparnisse

Die Sachbezugsverordnung legt fest, dass die Zinsersparnis bei Arbeitgeberdarlehen und Gehaltsvorschüssen seit 1.1.2004 mit 3,5% bewertet wird. Der Freibetrag, bis zu dem keine Zinsersparnis zu rechnen ist, beträgt €7.300,–.

Rechtsgrundlagen

§ 15 Einkommensteuergestzt (EStG)
Lohnsteuerrichtlinien RZ 18 bis 222c